Executive Assistant (100%) | Senior Management

Executive Assistant (100%, m/w/d) - Senior Management | Zürich

Für ein international führendes Investmenthaus

Sie lieben es, den Überblick zu behalten, wenn andere längst den Faden verloren hätten? Sie schaffen es, aus einem vollen Kalender ein durchdachtes System zu machen - und behalten dabei auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf?

Im Auftrag eines etablierten, international tätigen Investmenthauses mit Hauptsitz in London - das ein Vermögen in Milliardenhöhe verwaltet und an mehreren Standorten weltweit vertreten ist - suchen wir für den Zürcher Standort eine erfahrene Executive Assistant, die das Senior Management und das Investmentteam mit Weitblick, Diskretion und echtem Organisationstalent unterstützt.

Sie erwartet ein dynamisches, internationales Umfeld auf höchstem professionellem Niveau, in dem Sie eigenverantwortlich arbeiten und direkt mit Portfolio Managern bis hin zur Geschäftsleitung zusammenarbeiten.

• Sie koordinieren und organisieren interne und externe Meetings - reibungslos und vorausschauend
• Sie planen proaktiv den Kalender des Investmentteams und setzen dabei die richtigen Prioritäten
• Sie organisieren nationale und internationale Geschäftsreisen
• Sie behalten Corporate-Access-Aktivitäten und Brokerkontakte im Griff und dokumentieren diese zuverlässig
• Sie erstellen, reichen ein und kontrollieren Spesenabrechnungen
• Sie unterstützen bei Bedarf das Office Management im Tagesgeschäft
• Sie empfangen Gäste professionell und organisieren Sitzungszimmer sowie Catering
• Sie sorgen dafür, dass sämtliche administrativen Abläufe rund laufen

• Mehrjährige Erfahrung (mind. 5 Jahre) als Executive Assistant oder Senior Assistant - idealerweise aus dem Finanzumfeld (Bank, Family Office, Vermögensverwaltung, Investmentfirma)
• Erfahrung in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten
• Eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und exzellentes Organisationstalent
• Diskretion und einen souveränen Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikationsstärke und ein gewinnendes, professionelles Auftreten
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse sind für diese Position zwingend erforderlich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Verantwortungsbewusstsein, hohen Qualitätsanspruch und eine echte Hands-on-Mentalität
• Freude am Austausch mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen - vom Portfolio Manager bis zum Senior Management
• Von Vorteil: sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Copilot oder Claude

Werden Sie Teil eines internationalen Teams, das Wert auf Professionalität, Vertrauen und Zusammenarbeit auf Augenhöhe legt. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!