Personal Assistant Family Office | 100

Unser Auftraggeber ist ein etabliertes Single-Family-Office mit Sitz in Zürich. Der Schwerpunkt liegt auf der Beteiligungs- und Vermögensverwaltung sowie der Unterstützung der Familie bei privaten Anliegen. Zur Verstärkung des Teams suchen wir eine integre und diskrete Persönlichkeit. Der Stellenantritt ist für Oktober 2026 vorgesehen

Assistenzduo

• Vorausschauendes Termin- und Kalendermanagement; zuverlässige Nachverfolgung von Pendenzen und Fristen
• Planung und Organisation von Reisen für die Familie, inklusive Flügen, Hotels, Visa, Transfers und Fahrerdisposition
• Pflege und Aktualisierung des Kontaktnetzwerks in der Datenbank
• Verwaltung und Ablage vertraulicher Unterlagen
• Führung des Hauspersonals inkl. Rekrutierung, professionelle Einführung neuer Mitarbeitender, Einsatz- und Ferienplanung, Überwachung des Haushaltsbudgets und der laufenden Ausgaben
• Organisation privater Anlässe (sporadische Einsätze am Abend oder am Wochenende)
• Verwaltung der Fahrzeuge, bspw. Planung von Wartungs- und Serviceterminen sowie allgemeine Administration
• Persönliche Besorgungen, Einkauf von Geschenken
• Abwicklung von Rücksendungen, Reklamationen, Kreditkartenabrechnungen und MwSt.
  
  -Rückforderungen sowie Klärung von Anliegen mit Behörden, Banken und externen Dienstleistern
• Gelegentliche Fahrdienste innerhalb der Schweiz sowie gelegentliche Begleitung auf Reisen
• Betreuung der Liegenschaften sowie der Umgebung, Steuerung von Instandhaltungsprojekten;
  Vertretung des Principals bei Versammlungen der Eigentümergemeinschaften
• Koordination von Unterhaltsarbeiten;
  Einholen und Vergleichen von Offerten;
  Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern
• Koordination von Wartungs- und Serviceterminen
• Überwachung technischer Einrichtungen wie bspw. Smart-Home-, Sicherheits- und audiovisuelle Systeme
• Rechnungsprüfung und Plausibilisierung
• Organisation und Überwachung von Sonderprojekten, bspw. Inventarerfassungen, Organisation des Deko-Lagers

Ihr Profil | Fachliche & persönliche Voraussetzungen

• Ein Bachelorabschluss an einer FH/Universität oder einer renommierten Hotelfachschule (z.
  
  B. EHL, SHL) oder eine vergleichbare Weiterbildung (CAS)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem Family Office
• Sie behalten auch bei hoher Komplexität den Überblick und können Prioritäten unter Zeitdruck oder bei kurzfristig sich ändernden Bedingungen sicher setzen
• Selbständige, präzise Arbeitsweise und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein. Sie haben Freude daran, Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen. Dabei prägt ein erstklassiges Serviceverständnis Ihr tägliches Handeln
• Souveränes, gewinnendes Auftreten und ausgeprägte Sozialkompetenz. Sie führen das Personal motivierend und mit natürlicher Autorität
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie den gängigen digitalen Arbeitsmitteln, insbesondere im Kalender- und E-Mail-Management, in Excel sowie auf Reise-, Buchungs- und Premium-E-Commerce-Plattformen
• Integrität und absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1/C2);
  Französisch von Vorteil
• Führerschein der Kat. B; ein einwandfreier Strafregisterauszug sowie persönliche Referenzen