Administrative Assistenz; w/m/d
Job in
Zürich, 8081, Zurich, Kanton Zürich, Switzerland
Listed on 2026-08-28
Listing for:
Universitätsklinik Balgrist
Full Time
position Listed on 2026-08-28
Job specializations:
-
Administrative/Clerical
Office Administrator/ Coordinator, Business Administration, Clerical, Data Entry
Job Description & How to Apply Below
Location: Zürich
- Finanzadministration:
Weiterleitung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungserinnerungen - Allgemeine Office-Aufgaben wie Post, Bestellungen, Dokumentenmanagement und IT-Koordination
- Erstellen von Social-Media-Beiträgen in Zusammenarbeit mit der Branding-Abteilung der Universitätsklinik Balgrist
- Erfassung von Verbrauchsmaterial
- Bewirtschaftung und Vermietung von Parkplätzen
- Einholen von Offerten und Terminabsprache mit Lieferanten in Zusammenarbeit mit dem Technische Dienst der Universitätsklinik Balgrist
- Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung:
Terminplanung, Sitzungsorganisation, tägliche Unterstützung als rechte Hand - Personaladministration (Campus Admin + Plattformen) inkl. Vorbereitung und Nachverfolgung von Mutationen, Zeiterfassung sowie organisatorische Unterstützung bei Eintritten – in Zusammenarbeit mit der Balgrist HR-Stelle
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen der Universitätsklinik Balgrist
- Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
- Berufserfahrung in der Administration oder Assistenz
- Erfahrung im universitären Umfeld oder im Gesundheitswesen wünschenswert
- Sicher im Umgang mit administrativen Prozessen sowie mit SAP oder vergleichbarer Software
- Sehr gute Kenntnisse mit Microsoft Office Programmen (Word, Excel, Teams, PowerPoint)
- Freundliches Auftreten, auch in hektischen Situationen und ein hoher Anspruch an Servicequalität
- Dynamisch, schnelle Auffassungsgabe, belastbar, proaktive Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und stilsichere, adressatengerechte Kommunikation
- Teamorientierte Persönlichkeit mit hoher Dienstleistungsmentalität
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an Technologie und Medizin
- Finanzadministration:
Weiterleitung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungserinnerungen - Allgemeine Office-Aufgaben wie Post, Bestellungen, Dokumentenmanagement und IT-Koordination
- Erstellen von Social-Media-Beiträgen in Zusammenarbeit mit der Branding-Abteilung der Universitätsklinik Balgrist
- Erfassung von Verbrauchsmaterial
- Bewirtschaftung und Vermietung von Parkplätzen
- Einholen von Offerten und Terminabsprache mit Lieferanten in Zusammenarbeit mit dem Technische Dienst der Universitätsklinik Balgrist
- Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung:
Terminplanung, Sitzungsorganisation, tägliche Unterstützung als rechte Hand - Personaladministration (Campus Admin + Plattformen) inkl. Vorbereitung und Nachverfolgung von Mutationen, Zeiterfassung sowie organisatorische Unterstützung bei Eintritten – in Zusammenarbeit mit der Balgrist HR-Stelle
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen der Universitätsklinik Balgrist
- Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
- Berufserfahrung in der Administration oder Assistenz
- Erfahrung im universitären Umfeld oder im Gesundheitswesen wünschenswert
- Sicher im Umgang mit administrativen Prozessen sowie mit SAP oder vergleichbarer Software
- Sehr gute Kenntnisse mit Microsoft Office Programmen (Word, Excel, Teams, PowerPoint)
- Freundliches Auftreten, auch in hektischen Situationen und ein hoher Anspruch an Servicequalität
- Dynamisch, schnelle Auffassungsgabe, belastbar, proaktive Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und stilsichere, adressatengerechte Kommunikation
- Teamorientierte Persönlichkeit mit hoher Dienstleistungsmentalität
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an Technologie und Medizin
- Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
- Berufserfahrung in der Administration oder Assistenz
- Erfahrung im universitären Umfeld oder im Gesundheitswesen wünschenswert
- Sicher im Umgang mit administrativen Prozessen sowie mit SAP oder vergleichbarer Software
- Sehr gute Kenntnisse mit Microsoft Office Programmen (Word, Excel, Teams, PowerPoint)
- Freundliches Auftreten, auch in hektischen Situationen und ein hoher Anspruch an Servicequalität
- Dynamisch, schnelle Auffassungsgabe, belastbar, proaktive Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und stilsichere, adressatengerechte Kommunikation
- Teamorientierte Persönlichkeit mit hoher Dienstleistungsmentalität
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an Technologie und Medizin
- Langfristige Perspektive in einer abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Funktion
- Flexibles Arbeitspensum (60-80 %) mit langfristigem Entwicklungspotenzial
- Direkte Zusammenarbeit mit dem General Manager
- Ein wachsendes, intellektuell anspruchsvolles Innovationsumfeld in enger Zusammenarbeit mit der Universitätsklinik Balgrist
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