Mitarbeiter*in Sekretariat, Administration & Intake

Opferberatung Zürich – Fachstelle der Stiftung Opferhilfe Zürich

Die Opferberatung Zürich unterstützt Menschen, die von Straftaten betroffen sind. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit für unser Sekretariat, die Administration und den Intake
.

In dieser vielseitigen Funktion sind Sie eine zentrale Anlaufstelle unserer Beratungsstelle:
Sie gestalten den ersten Kontakt mit Klient
* innen professionell und wertschätzend und sorgen gleichzeitig dafür, dass administrative und organisatorische Abläufe zuverlässig funktionieren.

• Empfang und Erstkontakt mit Klient
  * innen und Besucher
  * innen – persönlich, telefonisch und per E-Mail
• Entgegennahme, Erfassung und Weiterleitung von Anfragen
• Eröffnung, Pflege und Abschluss von Klient
  * innendossiers sowie administrative Unterstützung der Beratungspersonen
• Allgemeine Sekretariats- und Administrationsarbeiten, Post-, E-Mail- und Datenmanagement
• Organisatorische Unterstützung von Team und Geschäftsleitung
• Mitwirkung bei Büroorganisation, Materialverwaltung und Infrastruktur
• Ferien- und Abwesenheitsvertretung innerhalb des Sekretariats

• Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einem sozialen oder beratenden Umfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Empathischer und respektvoller Umgang mit Menschen
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen ruhig und professionell zu handeln
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• Zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil

• Eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gesellschaftlich wichtigen Arbeitsfeld
• Einen vielseitigen Aufgaben bereich mit Eigenverantwortung
• Ein offenes und kollegiales Team
• Attraktive und zeitgemässe Anstellungsbedingungen
• Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz in Zürich

Pensum: 80 %