Front Office & Administrative Coordinator; m​/w​/d

Front Office & Administrative Coordinator (m/w/d), 50–60 %

Robert Half GmbH Vacant since : 20.08.2026 Number of jobs : 1 8002 Zürich (ZH) 50% - 60% Immediately Until 31.12.2026 Registration requirement

Für ein international ausgerichtetes Unternehmen im Beratungsumfeld suchen wir per sofort am zentralen Standort in Zürich eine zuverlässige, flexible und serviceorientierte Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Teilzeitfunktion sind Sie die erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende und unterstützen das lokale Team bei organisatorischen sowie administrativen

Aufgaben . Das Arbeitspensum verteilt sich dabei auf Montag – Freitag jeweils zwischen 08:00 bis 13:00 Uhr.

Ihre Aufgaben

• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden sowie internen Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs am Front Office
• Unterstützung des Teams bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Reisebuchungen und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen
• Selbstständige Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails
• Erstellung, Überarbeitung und Formatierung von Präsentationen, Dokumenten und Korrespondenz
• Pflege von Kontakt-, Stamm- und Kundendaten in internen Systemen
• Unterstützung bei Mailings und der Aktualisierung von Verteilerlisten
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache
• Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
• Administrative Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung kundenbezogener Unterlagen
• Übernahme zusätzlicher Aufgaben und kleinerer Projekte im Rahmen des Office Managements
• Unterstützung bei Ferien- und Abwesenheitsvertretungen innerhalb des Teams

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung am Empfang, im Office Management, in der Administration oder in einer Assistenzfunktion
• Erfahrung in einem dynamischen, internationalen oder dienstleistungsorientierten Umfeld von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Verfügbarkeit an allen Wochentagen Mo – Fr zwischen 08:00 – 13:00
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und Power Point
• Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten

• Work location 8002 Zürich (ZH)
• Workload 50% - 60%
• Employment start Immediately
• Employment duration 31.12.2026

• Qualification unskilled
• Work experience More than 3 years
• Education No information

• English Orally :
  Very good knowledge Written :
  Very good knowledge
• German Orally :
  Very good knowledge Written :
  Very good knowledge

• By email patrick.schulz