Operations Manager

Job Beschreibung

Als Operations Manager bist du die zentrale operative Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und stellst sicher, dass unsere Bürostandorte, Fahrzeuge und administrativen Abläufe schweizweit zuverlässig funktionieren.

Du koordinierst interne und externe Ansprechpartner, behältst Termine sowie offene Aufgaben im Blick und sorgst für eine vollständige, fristgerechte und qualitativ hochwertige Bearbeitung. Mit deiner strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise leistest du einen wichtigen Beitrag zu einem professionellen Arbeitsalltag und einer effizienten Backoffice-Organisation.

• Du trägst die operative Verantwortung für unsere Bürostandorte in der ganzen Schweiz.
• Du koordinierst Vermieter, Verwaltungen, Hausdienste, Lieferanten und externe Dienstleister.
• Du stellst die Verfügbarkeit von Büromaterial, Infrastruktur und Arbeitsplätzen sicher.
• Du bearbeitest standortbezogene Anliegen
• Du sorgst für einen professionellen Empfang und einen reibungslosen Büroalltag.

• Du betreust und kontrollierst unsere Firmenfahrzeugflotte.
• Du koordinierst Fahrzeugübergaben und
  -rücknahmen, Services, Reifenwechsel, Reparaturen und Schadensfälle.
• Du pflegst die Fahrzeug- und Vertragsübersichten.
• Du überwachst relevante Termine, Kosten und die Vollständigkeit der Fahrzeugunterlagen.
• Du koordinierst dich mit Mitarbeitenden, Leasingpartnern, Garagen und Versicherungen.

• Du prüfst und bearbeitest Mietanmeldungen.
• Du stellst sicher, dass sämtliche benötigten Unterlagen vollständig vorliegen.
• Du koordinierst interne und externe Abklärungen.
• Du bewirtschaftest das zentrale Miete-Postfach und gewährleistest eine transparente Statusführung.

• Du organisierst die ein- und ausgehende Geschäftspost.
• Du koordinierst Postumleitungen und die Leerung unserer Briefkästen.
• Du stellst die korrekte Zuordnung, Digitalisierung und Weiterleitung relevanter Dokumente sicher.
• Du überwachst die definierten Bearbeitungsfristen und sorgst für eine nachvollziehbare Ablage.

• Du bearbeitest und dokumentierst Verkaufstransaktionen gemäss den internen Vorgaben.
• Du koordinierst Abklärungen mit Sales, Sales Operations, Finance und weiteren internen Stellen.
• Du unterstützt bei Partneranfragen sowie Cross- und Upselling-Potenzialen.
• Du bearbeitest allgemeine Inbound-Anliegen.
• Du übernimmst definierte Ferien- und Abwesenheitsvertretungen innerhalb des Backoffice.

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ
• Betriebswirtschaftliche Weiterbildung auf Stufe HF oder eine vergleichbare Qualifikation
• Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft oder Immobilienmanagement von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Backoffice, in der Administration oder in einer vergleichbaren koordinativen Funktion
• Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Italienischkenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eine selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und konsequentes Nachfassen
• Sicherer Umgang mit mehreren gleichzeitig laufenden Aufgaben
• Hands-on Mentality
• Klare Kommunikation gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Freude an digitalen und KI basierten Tools und an der kontinuierlichen Verbesserung von Abläufen