Executive Assistant

Wir sind die ph. AG (KA-EX®), das wissenschaftlich fundierte Functional-Beverage-Scale-Up mit Sitz in Zürich. Zur direkten Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene Executive Assistant mit Start-up-Background, die es gewohnt ist, eng mit Founders zu arbeiten und in einem dynamischen Umfeld Verantwortung zu übernehmen.

Du unterstützt CEO, COO und CFO als zentrale Vertrauensperson und stellst sicher, dass operative und strategische Themen effizient vorangetrieben werden.

• Direkte Unterstützung der Founders: Enge Zusammenarbeit mit CEO, COO und CFO im Tagesgeschäft. Du erkennst Prioritäten, filterst Themen, hältst den Rücken frei und sorgst dafür, dass Entscheidungen vorbereitet und umgesetzt werden.
• Strategische und operative Unterstützung: Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Reports. Nachverfolgung von Projekten und To-dos auf Geschäftsleitungsebene.
• Kalender- und Reisemanagement auf Top-Level: Koordination komplexer Termine, Investoren-Meetings, Board-Meetings sowie internationale Reisen.
• Kommunikation & Schnittstelle: Zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, inklusive Investoren, Partner und internationale Teams. Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Organisation & Struktur: Aufbau und Optimierung von Abläufen rund um die Geschäftsleitung. Sicherstellung klarer Prozesse in einem schnell wachsenden Umfeld.

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise in einem Start-up oder wachstumsstarken Umfeld.
• Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit Founders oder C-Level.
• Du verstehst die Dynamik eines Start-ups – hohe Geschwindigkeit, wechselnde Prioritäten, pragmatische Lösungen.
• Strukturierte, vorausschauende und selbständige Arbeitsweise.
• Starke Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch.
• Hohe Belastbarkeit und klares Urteilsvermögen.

• Direkte Zusammenarbeit mit den Founders und Einblick in strategische Entscheidungen.
• Hohe Eigenverantwortung und sichtbarer Impact.
• Ein internationales Umfeld mit Expansion in Europa, USA und Asien.
• Stylisches Büro in Zürich und kurze Entscheidungswege.

Bist du bereit, als rechte Hand der Geschäftsleitung Verantwortung zu übernehmen und unser Wachstum aktiv mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

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