Adjoint; e de services communs

Le Consulat général du Canada à Chicago recrute un(e) assistant(e) aux services généraux (ASG). Le/la titulaire assurera des services de soutien administratif dans les domaines suivants : finances, ressources humaines, gestion du matériel, marchés publics, passation de marchés, gestion des biens immobiliers et des installations. Ce processus de sélection pourra également servir à constituer un vivier de candidats qualifiés en vue de pourvoir divers postes administratifs (à durée indéterminée, à durée déterminée ou temporaires) susceptibles de se libérer à l’issue de ce processus.

Les fonctions peuvent inclure, sans s’y limiter :

• Fournir un soutien administratif, notamment en planifiant des réunions, en coordonnant les déplacements et en organisant des événements
• Préparer, réviser et traiter des documents, de la correspondance et des rapports
• Tenir à jour les registres, les bases de données et les systèmes de classement
• Apporter son aide dans les processus financiers, tels que le suivi des dépenses et le traitement des factures
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes et répondre aux demandes de renseignements courantes
• Apporter son soutien aux activités liées aux marchés publics, à la passation de contrats ou aux programmes
• Mener des recherches de base et compiler des informations
• Coordonner la logistique des visites, des réunions et des événements
• Fournir un soutien administratif général et contribuer au fonctionnement de l’équipe

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats résidant aux États-Unis et légalement autorisés à y travailler, qui remplissent toutes les conditions essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date limite.

Le Consulat général du Canada ne parraine pas, directement ou indirectement, les autorisations de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture.

Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

• Un diplôme d’études collégiales ou une certification technique ou professionnelle de niveau postsecondaire délivrée par un établissement reconnu, attestant d’au moins deux (2) ans d’études à temps plein, ou plus, ou une combinaison acceptable de formation, d’expérience professionnelle pertinente et d’études.
• Une combinaison acceptable est définie comme au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente.
• Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.
• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais.

• Au moins deux (2) ans d’expérience cumulée dans la prestation de services de soutien administratif ou opérationnel en milieu de bureau, y compris la coordination de tâches (par ex., planification de réunions, organisation de déplacements, soutien à des événements).
• Préparation et révision de documents, de correspondance ou de rapports, et gestion des archives, des bases de données ou des systèmes de classement.

• Bonne maîtrise des applications Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook)
• Réflexion approfondie
• Jugement et discrétion
• Esprit d’initiative et orientation vers l’action
• Maîtrise du français (préférence)
• Expérience des processus financiers tels que le traitement des factures, la budgétisation ou le suivi des dépenses (préférence)
• Expérience dans l’organisation d’événements, de visites ou de rencontres avec les parties prenantes (préférence)

• Heures de travail normales : 37.5 heures par semaine, conformément aux conditions d’embauche des employés recrutés sur place.
• Heures supplémentaires occasionnelles,…